Conservação preventiva em arquivos: clima, luz e armazenamento

Um arquivo ou uma biblioteca guarda sobretudo papel, e o papel reage ao ar que o rodeia. A temperatura, a humidade relativa, a luz e a limpeza do ar decidem, em grande parte, durante quantos anos uma coleção se mantém legível e utilizável. Este guia reúne valores de referência publicados por instituições do setor, explica porque é que a estabilidade pesa mais do que um número exato e mostra onde entram as estantes, as caixas e a organização do depósito.

Responde ainda de forma direta à pergunta que mais se ouve: qual é a temperatura e a humidade ideais para um arquivo? A resposta honesta é que não há um valor único. As fontes consultadas apontam, para o papel, temperaturas entre cerca de 18 e 22 ºC e humidade relativa entre 30 % e 55 %, conforme a instituição e o tipo de suporte. O que todas defendem é conhecer o seu espaço, medir e evitar variações bruscas.

Porque é que o ambiente do depósito conta tanto

A conservação preventiva consiste em atrasar a degradação das coleções sem mexer nos documentos: age-se no ambiente, no armazenamento e nos hábitos de quem os manuseia. É mais barata do que o restauro e protege todos os documentos ao mesmo tempo, em vez de um de cada vez.

Um estudo da Universidade de Coimbra sobre a casa-forte da Biblioteca Geral refere que existe algum consenso em torno de temperaturas entre 18 e 22 ºC e humidade relativa entre 45 % e 55 % para acervos bibliográficos, mas ressalva que não existem propriamente valores ideais, porque cada espaço é diferente. Por isso, o primeiro passo não é comprar equipamento: é medir durante um ciclo completo de estações.

O material da Direção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira acrescenta um ponto muito útil para Portugal: o controlo deve equilibrar a natureza das coleções com as condições climáticas locais, já que em algumas regiões do país a humidade relativa exterior ronda os 70 %. Um depósito junto ao mar e um depósito no interior não têm o mesmo ponto de partida.

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Os quatro fatores que decidem a vida do papel num arquivo ou biblioteca. Temperatura: um consenso de 18 a 22 graus Celsius para acervos bibliográficos, segundo a Universidade de Coimbra, e 18 graus para papel em depósito, segundo a Direção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira. Humidade relativa: entre 30 % e 55 %, conforme a fonte e o suporte, com 50 % mais ou menos 5 % para o papel em depósito. Luz: 10 a 50 lux para materiais em papel, segundo o guia do Sri Lanka, e 0 lux para microfilme. Ar e limpeza: limpar o pó com regularidade e escolher materiais de estantes e caixas que não libertem partículas. A regra de ouro é a estabilidade: evitar oscilações pesa mais do que acertar num número exato.

Temperatura e humidade: valores de referência

A tabela abaixo reúne, lado a lado, as referências que encontrámos em fontes públicas. Não são normas obrigatórias nem substituem as recomendações do organismo que tutela o seu arquivo: servem para perceber a ordem de grandeza e para preparar a conversa com o responsável pela conservação.

Repare que o intervalo de humidade para o papel vai dos 30 % aos 55 % consoante a fonte, e que fotografia e microfilme pedem condições mais frias e mais secas do que o papel. Um depósito que guarde vários suportes tem de decidir se os separa em zonas ou se trata os documentos mais sensíveis com soluções próprias.

O gráfico mostra a diferença entre suportes. A mensagem prática é simples: antes de fixar valores, saiba o que guarda. Um arquivo municipal com processos em papel, plantas e fotografias tem necessidades diferentes das de uma biblioteca escolar com livros de leitura corrente.

Estabilidade é mais importante do que o número exato

O guia de conservação da Universidade do Arkansas sublinha que a ausência de oscilações dentro de um intervalo e as médias a longo prazo são mais importantes do que uma temperatura ou uma humidade exatas. Em termos práticos, um depósito que ande sempre nos 50 % é melhor do que outro que passe de 30 % para 65 % em poucos dias, mesmo que ambos tenham o valor «certo» em certos momentos.

• Meça antes de agir: um registador de temperatura e humidade por zona, durante pelo menos um ano.
• Procure a causa das oscilações: janelas, sistemas de ar condicionado que ligam e desligam, canalizações, portas para o exterior.
• Evite correções bruscas: mudanças rápidas de valores podem ser mais agressivas do que um valor ligeiramente fora do intervalo.
• Registe e reveja: os dados só servem se alguém os lê periodicamente.

Luz, poeira e qualidade do ar

A luz degrada o papel, as tintas e as fotografias, e o efeito acumula-se. Por isso, os materiais de referência pedem níveis baixos nas zonas de depósito: o guia do Sri Lanka indica 10 a 50 lux para materiais em papel e o cartaz da DRABM sugere 0 a 50 lux para fotografia a preto e branco e 0 lux para microfilme. Na prática, o depósito deve estar às escuras quando ninguém lá trabalha, com luz acesa só durante o uso.

• Evitar a luz solar direta sobre estantes, caixas e mesas de consulta, com estores, películas ou posicionando o mobiliário longe das janelas.
• Acender as luzes do depósito só quando é preciso, e usar sensores de presença onde fizer sentido.
• Limpar o pó com regularidade e com os materiais certos, porque o pó retém humidade e serve de alimento a pragas.
• Manter o depósito sem comida nem bebidas, e inspecionar sinais de insetos ou de bolores em cada visita.

A qualidade do ar também conta: poeiras, vapores e gases de materiais de construção, de tintas ou de produtos de limpeza podem afetar o papel. Quando se renova um depósito, convém perguntar que materiais são usados em estantes, caixas e acabamentos, e deixar ventilar o espaço antes de nele colocar a coleção.

Estantes, caixas e circulação: o que o mobiliário pode fazer

O mobiliário não substitui o controlo do ambiente: uma estante não baixa a humidade de uma sala. Mas escolhe-se bem ou mal, e a escolha influencia a facilidade de limpar, de arrumar, de inspecionar e de proteger os documentos do dia a dia.

• Acabamento estável: estantes metálicas com pintura de qualidade são fáceis de limpar e não largam partículas de madeira ou colas.
• Caixas de arquivo adequadas: protegem da luz e do pó e evitam o contacto direto entre documentos. O catálogo de consumíveis para bibliotecas e arquivos tem caixas e materiais de conservação.
• Nada no chão: as caixas devem ficar sempre acima do pavimento, para as proteger de pequenas fugas de água e da limpeza.
• Prateleiras reguláveis: adaptam-se a formatos diferentes sem obrigar a dobrar, empilhar em excesso ou forçar os documentos.
• Corredores livres: espaço para consultar com as duas mãos e para pousar a caixa em segurança, longe de canalizações e radiadores.

Estas decisões fazem parte do projeto do espaço, e não de uma compra de última hora. Num estudo bem feito, a distribuição das estantes, a largura dos corredores, a iluminação e a localização dos documentos mais consultados são pensadas em conjunto.

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Do chão ao teto, cada nível conta. Primeiro, manter as estantes longe da luz solar e de tubos e radiadores. Segundo, usar caixas de arquivo adequadas, que protegem da luz e do pó. Terceiro, escolher prateleiras reguláveis, para que cada formato fique no seu lugar. Quarto, não deixar nada no chão: a prateleira mais baixa fica acima do pavimento. Os corredores devem estar livres, para consultar com as duas mãos. Nas estantes compactas, convém confirmar a carga do pavimento com um engenheiro de estruturas. A rotina recomendada é abrir, arejar e inspecionar o depósito duas vezes por ano.

Arquivo compacto: mais capacidade, mais cuidados

As estantes compactas são estantes móveis sobre carris, com manípulos, que aumentam significativamente a capacidade de arquivo, porque eliminam a maior parte dos corredores fixos. É a solução habitual quando o arquivo está a crescer e o edifício não. O Arquivo Distrital de Braga é um exemplo de projeto com estantes compactas móveis com manípulos.

Mas um depósito compacto pede atenção a alguns pontos, que convém tratar logo no início do projeto:

• Carga no pavimento: as estantes compactas concentram muito peso numa área pequena. A capacidade do pavimento deve ser confirmada por um engenheiro de estruturas antes de decidir a solução.
• Ventilação entre as estantes: quando as estantes estão fechadas, o ar circula menos entre elas. Convém definir uma rotina para as abrir e arejar, e acompanhar a humidade dentro do depósito.
• Humidade e pragas: corredores fechados escondem problemas. Uma inspeção periódica com as estantes abertas permite ver sinais de bolor ou de insetos cedo.
• Segurança de utilização: sistemas de bloqueio e boas práticas de manobra protegem as pessoas e os documentos.

Quando bem planeado, o arquivo compacto liberta área útil para o que também protege a coleção: uma zona de consulta separada do depósito, uma bancada de trabalho e um espaço de quarentena para documentos que chegam. Veja também o artigo Estantes compactas: mais espaço, mais organização.

Rotina de monitorização: o que fazer e com que frequência

Um plano simples e cumprido vale mais do que um plano ambicioso que ninguém segue. A proposta abaixo serve de ponto de partida e deve ser ajustada ao seu arquivo e à sua equipa.

• Todos os dias ou todas as semanas: verificar visualmente o depósito (água, cheiros, luzes acesas, janelas) e anotar leituras dos registadores.
• Todos os meses: descarregar os dados dos registadores e ver se há oscilações; limpar as superfícies mais expostas ao pó.
• Duas vezes por ano: inspecionar as caixas e as estantes à procura de bolor, de insetos e de danos; abrir e arejar as estantes compactas.
• Uma vez por ano: rever o plano, os valores de referência e as necessidades de espaço com quem gere o arquivo.

A norma ISO 11799 trata das condições de armazenamento de materiais de arquivo e de biblioteca a longo prazo, e o relatório NISO TR01-1995 propõe diretrizes ambientais para o armazenamento de registos em papel. Podem servir de apoio quando se projeta ou renova um depósito, sempre em articulação com o organismo que tutela o arquivo.

Lista de verificação: o seu depósito está bem preparado?

Use a lista abaixo para fazer um primeiro diagnóstico. Não é uma auditoria nem substitui um relatório de conservação: serve para ver rapidamente o que já está feito e o que falta.

Passos seguintes

Se tem um arquivo ou uma biblioteca para renovar ou ampliar, estes são os passos mais úteis, por esta ordem:

• Medir o ambiente do depósito durante um ciclo completo de estações.
• Identificar os suportes que guarda e os valores de referência que lhes correspondem.
• Corrigir as causas das oscilações antes de comprar equipamento novo.
• Planear o mobiliário em conjunto com a circulação, a luz e a ventilação.
• Definir uma rotina de monitorização e quem a cumpre.

A Culturalis acompanha cada projeto do primeiro estudo à montagem final, com equipa própria. Pode ver projetos concretos, consultar os catálogos e os móveis para bibliotecas, ou contactar-nos para um estudo do seu espaço.

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